Datové schránky jsou informačním systémem veřejné správy.
Díky informačním technologiím zásadně mění způsob doručování (přijímání a podávání) úředních dokumentů. Pomocí datových schránek je možné zasílat dokumenty v elektronické podobě orgánům veřejné moci a také je takto od nich přijímat.
Způsob komunikace prostřednictvím datových schránek nahrazuje klasický způsob doručování v listovní podobě, protože zákon o datových schránkách zrovnoprávňuje papírovou a elektronickou verzi zasílaného dokumentu. Orgánům veřejné moci a právnickým osobám jsou datové schránky zřízeny automaticky, všem ostatním na základě jejich žádosti.
Cílem projektu informačního systému datových schránek je efektivnější, tedy rychlejší, levnější a spolehlivější veřejná správa, což pozitivně pocítí každý občan.
Tolik snad oficiální informace, uvedená na informačním webu datových stránek na internetu na adrese www.datoveschranky.info. Jak už je uvedeno výše, tento článek je zbytečný pro představitele právnických osob, kteří s datovou schránkou už určitě pracují, protože ji mají zřízenou automaticky ze zákona stejně jako veškeré orgány veřejné moci, tj. i obecní a finanční úřady či zdravotní pojišťovny. Pokud má tedy uživatel zřízenou datovou schránku, může jejím prostřednictvím komunikovat ověřeným způsobem s úřady. Pro fyzické osoby občany i podnikatele je datová schránka zatím nepovinná.
Jaké jsou tedy výhody datové schránky?
Všechny písemnosti od orgánů veřejné moci do ní budou automaticky doručovány, není potřeba pro ně chodit na poštu. Pokud bude cokoli třeba odeslat na úřad, je možné učinit BEZPLATNĚ datovou schránkou.
Mohu přiložit nějaký dokument, který chci na úřad zaslat?
Ano, k datové zprávě lze přiložit povolené typy příloh, podobně jako když se odesílá zpráva e-mailem. Nejčastější přílohou je dokument ve formátu PDF.
Co potřebuji pro používání datové schránky?
Určitě počítač s přístupem na internet. Pro standardní používání datové schránky stačí pouze internetový prohlížeč, který je běžně zdarma součástí operačního systému. Zprávy, jež úřady posílají, jsou rovněž běžně k prohlédnutí v programech, které jsou buď součástí počítače, nebo jsou zdarma.
Jaký mám doklad o doručení, podobně jako je pro listovní formu podací lístek?
V systému datových schránek je k dispozici jak dodejka, tak doručenka. Správcem datových schránek je Ministerstvo vnitra ČR, které garantuje, že status doručenka zaručuje odesílateli spolehlivé doručení adresátovi.
Co se stane, když se k datové schránce nepřihlásím a zprávu si nepřečtu?
Systém datových schránek je zřízen na základě zákona, ve kterém je každá zpráva doručená do datové schránky automaticky považována za doručenou po 10 dnech od dodání, i když nebyla adresátem přečtena. Některé zásilky doručované pozemní poštou mají již na základě tohoto zákona podobný parametr, označovaný jako doruční fikce.
Je možné odeslat upozornění formou SMS nebo e-mailem, že mně přišla nová datová zpráva?
Ano, v systému lze nastavit zasílání upozornění e-mailem zdarma a prostřednictvím SMS za cenu 3 Kč za zprávu. Potom není nutné datovou schránku pravidelně kontrolovat.
Mohu odesílat datové zprávy jinému uživateli datové schránky, když se nejedná o orgán veřejné moci?
Ano, je možné odeslat datovou zprávu jinému uživateli, ovšem při splnění několika podmínek. Za prvé uživatel musí mít aktivovanou funkci doručování poštovních zpráv. Pokud ji nemá, poštovní zprávy nemůže přijímat. Aktivace přijímání poštovních zpráv i provoz jsou zdarma. Pozor, nemá to nic společného s doručováním poštovních zpráv, které přijdou na poštu! Za druhé je třeba za každou odeslanou zprávu adresátovi mimo orgány veřejné moci zaplatit částku 14,13 Kč. Za možnost odesílání poštovních zpráv se dále hradí měsíční poplatek ve výši 24,20 Kč. Více v ceníku služeb.
Jak lze zřídit datovou schránku?
Nejjednodušším způsobem je návštěva pracoviště Czech Point. O zřízení schránky lze požádat i pozemní poštou, ovšem s úředně ověřeným podpisem, nebo elektronickou poštou (e-mailem), ale s garantovaným elektronickým podpisem.
Jak dlouho trvá zřízení datové schránky?
Datová schránka je zřízena do třech pracovních dnů. Následně je nutné se do schránky přihlásit prostřednictvím portálu www.mojedatovaschranka.cz a změnit přihlašovací údaje.
Tolik snad nejdůležitější informace o datových schránkách. Mezi lidmi panují rozporuplné informace o jejich využívání, hlavně kvůli doručování fikcí. Jak již ale bylo uvedeno, důležité zprávy odesílané orgány veřejné moci pozemní poštou mají už dnes stejný parametr. Slušný člověk se tedy nemusí datových schránek bát a neslušné stejně zákon dožene. Pro komunikaci s úřady je to tedy jednoznačně přínosná záležitost, a navíc člověk šetří nervy při čekání na poště.
Diskutabilní zůstává doručování poštovních zpráv (od běžných uživatelů), které většina uživatelů nemá aktivní. Vyhledávání všech uživatelů datových stránek funguje na internetu na adrese portal.gov.cz kliknutím na odkaz na titulní straně Vyhledávání v seznamu datových schránek. Pro odesílatele poštovní zprávy to znamená vyhledat v seznamu datových schránek ID příjemce a poté ho zkusit vyplnit při vytváření nové zprávy. Odesílatel se tedy až při přihlášení do své datové schránky dozví, zda lze poštovní zprávu adresátovi odeslat datovou schránkou, nebo musí na poštu. Dle vyjádření provozovatele systému, státního podniku Česká pošta, s. p., je to ale v pořádku, protože informace o doručování poštovních zpráv konkrétního adresáta je neveřejný údaj.
Další informace o datových schránkách je možné zjistit na internetu na adrese www.datoveschranky.info nebo na informační lince 270 005 200. Linka je ovšem v provozu pouze v pracovních dnech od 8 do 18 hodin. Skutečnost, že o víkendech nefunguje, naznačuje, že ani MV ČR nemá příliš velký zájem o rozšiřování datových schránek mezi občany.
Michal Nešpor